- PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS
- Unit Kerja mengoreksi status kondisi barang dalam SIMAK BMN sesuai dengan kondisi nyata barang yang akan dikembalikan.
- Unit Kerja memilah barang-barang yang akan dikembalikan sesuai kondisi (Baik, Rusak Ringan, Rusak Berat).
- Unit Kerja mengirimkan Surat Permohonan Pengembalian Barang, Daftar Pengembalian Barang (DPB) berupa print out kondisi barang dari SIMAK BMN, ke Dit Aset.
- Direktur Aset mendisposisi Surat Permohonan Pengembalian Barang kepada Sie IPP untuk memeriksa kelengkapan DPB.
- Sie Inventarisasi Pendayagunaan dan Penghapusan (IPP) mengoreksi kelengkapan DPB dan melakukan survey kondisi barang yang akan di kembalikan.
- Apabila DPB tidak lengkap maka Dit Aset membuat surat jawaban untuk unit kerja pemohon untuk dilengkapi.
- Apabila DPB lengkap, Dit Aset membuat surat jawaban untuk unit kerja pemohon agar mengirimkan barang ke Gudang UGM sesuai kondisi barang yang dikembalikan (tidak dicampur antara kondisi baik, rusak ringan, rusak berat).
- Unit kerja mengirim barang ke gudang UGM disertai Daftar Pengembalian Barang (DPB) berupa form mutasi barang inventaris (F-01), selanjutnya pengurus barang unit kerja melakukan transaksi transfer keluar di SIMAK BMN
- Gudang UGM menerima barang, menandatangani DPB/ form mutasi barang inventaris (F-01), dan mengentry kan pada akun PPB/ Gudang di SIMAK BMN pada transaksi transfer masuk.
- Kasubdit Sarana menandatangani DPB/ form mutasi barang inventaris (F-01) dan mengirim salinan DPB/ form mutasi barang inventaris (F-01) ke Pengurus Barang Universitas, Pengurus barang unit kerja, Koordinator Gudang UGM.
- PERMINTAAN BARANG INVENTARIS LAYAK PAKAI
- Unit kerja melakukan survey barang layak pakai di gudang UGM didampingi petugas gudang, dan memberi tanda barang-barang layak pakai yang diinginkan.
- Unit kerja mengajukan surat permintaan barang layak pakai kepada Direktur Aset
- Direktur Aset akan mendisposisi Sie Inventarisasi, Pendayagunaan dan Penghapusan (IPP) untuk cek barang layak pakai di gudang
- Sie IPP cek barang layak pakai ke Gudang UGM dan melaporkan hasilnya kepada Direktur
- Dit. Aset mengirim surat jawaban ke pemohon, disertai formulir mutasi barang (F-01) rangkap 3, apabila barang layak pakai yang diinginkan unit kerja tersedia.
- Unit kerja mengambil barang layak pakai di gudang UGM, disertai formulir mutasi barang (F-01) rangkap 3 yang sudah disahkan.
- Gudang UGM menerima dan menandatangani menandatangani formulir mutasi barang (F-01) , mengeluarkan barang layak pakai dan melakukan transaksi transfer keluar dalam SIMAK BMN akun PPB/Gudang UGM.
- Gudang UGM menyimpan 1 formulir mutasi barang (F-01) , menyerahkan tembusan formulir mutasi barang (F-01) ke DPPA, dan menyerahkan ke unit kerja pemohon.
- Unit Kerja Pemohon melakukan transaksi transfer masuk di SIMAK BMN
- PENYEWAAN PARTISI
- Penyewa mengirimkan permohonan sewa partisi ke Dit Aset;
- Direktur Aset akan mendisposisikan ke IPP;
- Kasi IPP mendisposisikan ke pertugas urusan partisi;
- Petugas partisi mencek jumlah partisi dan kondisi partisi yang akan di pinjam;
- Petugas membuat rekapitulasi biaya sewa partisi sesuai kebutuhan peminjam;
- Peminjam membayar sewa partisi ke Rekening Rektor dan menyampaikan kuitansi pembayaran ke petugas partisi;
- Petugas partisi mengeluarkan partisi sesuai jumlah yang dipinjam dan meminta jaminan ID card peminjam;
- Peminjam mengembalikan partisi sesuai ketentuan dalam administrasi sewa;
- Petugas meneliti kondisi dan jumlah partisi yang disewa, jika ada yang kurang atau rusak dibebankan penyewa untuk melengkapi atau memperbaiki;
- Peminjam mengembali partisi ketempat semula;
- Petugas mengembalikan ID card peminjam;